I- Gros plan sur la lettre
II- Les indices textuels propres à une lettre
III- Forme de la lettre officielle
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Corps de la lettre
Il se divise en trois parties :
a) L’introduction
C’est dans le premier paragraphe que l’on fait l’entrée en matière, en rappelant une correspondance, une rencontre ou une conversation antérieure, par exemple.
Il faut entrer rapidement dans le vif du sujet; on évitera donc des formules comme Le but de la présente est de vous aviser que…, Nous vous écrivons aujourd’hui pour vous informer…
L’introduction doit être simple :
- Nous avons le regret de vous annoncer que…
- Nous sommes heureux de vous faire part de…
- À la suite de notre dernière rencontre…
- Comme suite à notre conversation téléphonique du…
- Pour faire suite à…
- En réponse à votre lettre du…
- Nous vous remercions de votre lettre du…
- Nous avons bien reçu votre lettre du…
- Vous trouverez ci-joint (ci-inclus, ci-annexé) copie de…
b) Le développement
Les paragraphes qui suivent l’introduction sont consacrés à l’exposé de chacune des idées, de préférence une idée par paragraphe. Il est important de relier soigneusement les différentes idées les unes aux autres par les charnières ou les mots de liaison appropriés (comme en effet, par ailleurs, par contre, cependant, néanmoins, d’une part, d’autre part, en plus, ainsi, donc, ensuite, à ce sujet, de fait).
Si la lettre a plus d’une page, on évite de couper le dernier mot de la première page. On évite également de mettre sur la dernière page uniquement la formule de salutation et la signature.
c) La conclusion
L’avant-dernier paragraphe, qui sert de conclusion, contient la synthèse de ce qui précède, et se termine par une demande, une proposition, une opinion, etc., selon le cas :
- Pour les motifs exposés ci-dessus, nous sommes d’avis que…
- En conclusion, le Comité recommande de…
- En terminant, je propose que…
- Si vous désirez de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec moi, au (numéro de téléphone)…
- Je me tiens à votre entière disposition pour discuter plus longuement de la question.
Il arrive que la formule de salutation serve de conclusion lorsque la lettre est courte. On peut ajouter en début de phrase une mention du type Dans l’espoir de vous rencontrer bientôt, Dans l’attente de vos nouvelles… Il faut toutefois veiller, dans ce genre de phrase, à donner au sujet de la proposition placée en tête de phrase le même sujet que celui de la principale :
- Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer… (et non Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer…)
- J’espère que ces renseignements vous seront utiles et vous prie d’agréer…
- Je vous sais gré de l’intérêt que vous portez à cette question et vous prie d’agréer…
- En vous remerciant à l’avance, nous vous prions d’agréer…
- Avec nos remerciements, nous vous prions d’agréer…
- Dans l’espoir que mes suggestions vous aideront dans votre décision, je vous prie d’agréer…
Source:
http://www.btb.termiumplus.gc.ca/redac-chap?lang=fra&lettr=chapsect8&info0=8.1.9
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